生活改善のアイデアについて
グループウェアについて、引き続き述べます。昨日説明したことは、Group session のインストールや導入の難しさと内部ネットワーク専用だということ、また、外部ネットワーク用にはサイボウズLiveのクラウドに徹した便利さがある・・・という面だけですが、これでは、まだまだ一部分しか説明できていませんでした。そこで、今日は、外部ネットワークも内部ランでもつながるし、インストールが容易なグループウェアについて、解説したいと思います。
aipoというグループウェアがありますが、これは、ダウンロードしてサーバーではない普通のPCにインストールして、ログインIDがadminでパスワードがadminでログインすると、管理者権限でシステム設計ができます。?社員の登録、部署、役職 ?施設管理 ?タイムカード管理 ?スケジュール管理 ?伝言板 ?社内メール ?ブログ 等々一通りの業務が網羅的に設計できます。次に、クライアント（子機）では、192.168.1.6/aipo/という内部ランのアドレスをURLに打ち込めば、ログインの画面が出ますから、個々の社員が自分のIDとパスワードを打ち込めば、次のようなログイン画面が出てきます。 
だから、このaipoは、WindowサーバーやLinuxサーバーのネットワーク管理の知識や技術がほとんどない社員でも、インストールがすぐに出来、管理者権限でどんどんシステム設定ができてしまうのです。これが、会社の内部ネットワークの中でできるのです。そして、この社員情報の打ち込みは、サイボウズのように大量のメールアドレスを必要としませんから、もっと非常に速く入力でき、しかも登録人数は無制限です。（サイボウズLIteは２０人です。ただし、２０１２年1月までは100人まで可）
また、外部からこのaipoにアクセスするためには、固定グローバルアドレスを取得する必要があります。この場合は、ファイアーウォールの設定を行い、不正進入を防ぐ必要があります。当然、このアドレスは部外秘です。８０ポートを外部に開くのでそれなりのリスクがあるのです。一方、Groupsessionを外部のネットワークにつなぐのは難しいので、業者に依頼するとして、２０人〜３０人の従業員が端末を操作する場合の保守点検料金が、1年間で8万円ぐらいです。
ネットワーク上でグループを作ってそのグループ内で情報交換を行うソフトをグループウェアと言います。職場内の閉鎖されたネットワークの中で情報交換を行う例は、Group sessionというソフトがあります。これは、スケジュール管理、施設管理、メール、回覧板、タイムカード（勤務表）などが標準で装備されていて、職場内のネットワーク内で管理者が一人ずつ個別のＩＤとパスワードを発行し、情報交換を行うものです。これは、いったん導入してしまえば、設定は簡単なので、素人でもできますし、諸連絡のために毎朝の社員打ち合わせなどを行う必要がなくなるので、大変便利です、ところが、ひとつ難点があります。それは、導入時に専門家を呼ばないとインストールできないだろうと言うことです。イントラネットのサーバー管理や管理権限が分かっていない人にはできないのです。素人にはお手上げです。導入時の費用およびメンテナンスの費用を毎年、継続的に計上できるならば、導入してかまいませんが、そうでない場合は、別の考え方が必要です。
つまり、会社に帰ってから社内ネットワークの中で、出張先の契約や連絡事項を思い出して、残業して打ち込むという考え方ではなくて、社員が出張中も掲示板に連絡を書いたり、スケジュールを打ち込んだりして、そのまま帰宅できる・・・すべてインターネット上でスピーディーに処理する。個人情報は持ち歩かないでweb上に保存する・・・という発想の転換を行うことです。
そうすれば、web上の共通フォルダということになり、これは、クラウドの一種になります。
このようなグループウェアのひとつに、「サイボーズlive」というのがあります。このソフトは、導入は５分以内でできます。
そして、内部ネットワークのサーバーを設置していないピアツーピアのネットワークでも、管理者権限が持てるように設計されているのです。ここに、社内に２０台のPCがあり、インターネットにつながっていたとすると、さくらメールで 〇〇001＠〇〇〇.sakura.ne.jp 〜〇〇020＠〇〇〇.sakura.ne.jpの２０個のメールアドレスを発行して、２０人分の登録を行います。〇〇001だけを管理者にして、あとは招待されたメンバーとして〇〇株式会社グループのメンバーとして登録します。この作業は、単純にメルアドを発行し、メルアドでサイボーズ社に登録し、パスワードを設定してグループに登録するだけですから、間違わないようにさえすれば、だれでもできます。
これで、前段で説明した Group session に搭載されたような機能が・・・すなわち、基本的なスケジュール管理、施設管理、メール、回覧板等の機能は十分働くソフトが手に入るのです。勿論、無料であるので、実質かかる費用は、さくらメール１年間レンタルサーバ料金が1000円かかるだけです。
サーバーの設定ですが、この作業は、ネットワーク管理に慣れている人はどうということは無いんですが、やはり、慣れない社員に設定しろというのは無理じゃないんかな？と思います。たとえば、サーバーのパスワードと個々のメールのパスワードは違うのは当然で、複数のメールアドレスを取得しても、それらのアドレスとパスワードをきちんとセットで控えておかねばならない。そして、ウェブメールでなくて、アウトルックエクスプレスで設定する場合は、かなりややこしい。
たとえば、１０営業所ぐらいあって、それをたとえばNTTのメール＆ウェブサービスで契約するとして、社内の人間がすべてこの設定を行うのがいいのか？それともNTTに有料で依頼するべきか？ということですが、結論は、依頼した方が良いです。というのは、HPやメール、顧客管理、注文書の書式やその他CGIデータベースの設定がありますから、知っている人には簡単なことかも知れませんが、打ち間違いで、注文書が届かないとか・・・そんなトラブルが発生するととんでもない信用問題となりますから、必要経費と見て計上した方がいいです。
有料のサーバーをプロバイダーとは別に契約する場合に、たまたま2社を比較検討する。
1社はさくらメールであと1社はＮＴＴである。 比較検討するのは、さくらのスタンダードとＮTTのライトである。さくらは容量１０ＧＢでメールアドレスは無制限、セキュリティあり。ＨＰもブログもcgiも置ける。お値段は月々５００円 NTTは容量４０GBでメールアドレスは１０個セキュリティなし（別途料金１９９５円）。 ＨＰもブログもcgiも置ける。お値段は、2919円＋1999円＝4918円。ざっと、NTTは、さくらの１０倍の料金です。 こう見てくると、さくらのほうがお買い得な感じがしますが、実際に使ってみた感じではどうなんでしょうか。私は、現在さくらのメールサーバーとは、かれこれ４年間ぐらい契約していますので、ここのメールアドレスを発信元にして、同報＠メールというメールマガジン配送に特化したソフトをインストールして、１００箇所ぐらい一斉にメールを送信したことがあります。また、NTTも同様にして、配信した結果は、すべてのメールが必ず１分以内にどちらも到着していました。別段、差異は認められませんでした。でも、ホームページの容量については、１０GB対４０GBだから圧倒的にNTTが有利です。それとサポート体制は、サーバーとメールの設定について、案内係りと電話で何回かやりとりした限りでは、NTTは、懇切丁寧な感じがしました。また、官公庁の場合の請求書・領収書の書式について、さくらの場合は指定のものしか受け付けませんので、特に振込み手数料の取扱いについては注意する必要があります。 まあ、個人的には「さくら」が安価で基本性能がしっかりしているのでいいと思います。会社や官公庁の場合に、「さくら」の契約が手続き上難しいようならば、ＮＴＴということになろうかと思いますが、やはり、HPだけで４０GBも使わないようならば、月々の費用が高いような気もしますので、併せてWordpressなどのブログもこのサーバーにインストールして、HPとリンクさせて、社内のスタッフにより入力しやすい環境を作ってあげるのもいいかなと思います。 
