ビジネスを遂行するための連絡・通信システムの大切さ

　私の近隣の知り合いの経営する某事業所では独自ドメインを取得してWEBサイトを開設しておられて、注文や見積もりや問い合わせ欄を設けて運営しておられます。サーバーは全国的に手広く営業している中堅の業者ですから信用があります。容量は30GBでPHPやCGI、MYSQLは無しでメールは使えます。独自ドメインは別途費用が必要で、サーバー借り上げ料金だけで毎月12000円ですから回線が安定していて実用的ですので問題がないでしょう。このシステムは、必要なときに必要なだけリソースが確保できて、料金は後払いですからアクセスが集中して回線が切れた・・・なんてことは絶対にないのです。いわば、信用を第一にWEBサイトを運営されています。社長は非常に堅実な人がらなので、こういうサーバーを選択されたのでしょう。

　ただ、まあ、そこまでしなくても、私がそのような事業所の社長ならば、「さくら」のVPSで月額980円、メモリ1GB、容量100GBで十分じゃあないのかなと思いますが・・・。もちろん、「さくら」ではなくて、もっと格安のサーバーが目当てで、安けりゃ安いほど良いなんてことを考えて月額1500円程度でメモリが515KBの共用サーバーだとかVPSを選択してしまうと、落とし穴に落ち込んで頻繁に接続が落ちてしまいます。そういう轍を踏まないために、やはり冒頭で挙げたサーバーは企業のWEBサイトとしては、非常に安全でリーズナブルですので、お金持ち向きではありますが、安全で堅実です。第一、注文がきても、ちょうどそのときに接続できなかったとかそういう事故がないので安心なのです。安いサーバーでは往々にしてそういうことがありますから、これがもとで自動車販売会社ならば数百万円の利益を儲け損なったり、不動産会社や建築会社ならば1千万円以上の利益を儲け損なったりする羽目に陥る可能性があるのです。こうなると、月々1万円程度のサーバー管理費なんてものは相対的には非常に小さくて安いものなのです。

　私は、現在、あるボランティアを務めていますが、この事務局には携帯電話やメールがあるのですが、いつ電話をかけてもメールを送信しても留守電とか返信が来ないことが多いのです。連絡がつくのは、大抵あくる日です。ボランティア先ではシフトを組んで5人で仕事をしていますが、先日は相方がそのうち３人欠席で仕事を２人だけでしなければならなかったので、もう大変でした。事務局に苦情の電話を入れましたが、やはり繋がったのがあくる日で、何故休んだのかとか何故連絡が来なかったのかとかそういうことを確かめますと、結局欠席のメールは届いていたのだが、深夜に帰ってからメールを開いたので全く意味を成さなかったということらしいのです。で、今後はそのようなことがとにかく無いようにお願いいたしますと申し入れておきました。でも、どうも釈然といたしません。

　こういうことは極端な例かも知れませんが、残念ながら、ごく普通のボランティア組織の実態でしょう。というのは、事務局員自体が本業についていて、その合間にボランティア活動をされているので、当然、休憩時間以外は電話やメールを一切取れないし、帰宅時間も深夜であることが多いからです。事務局の方も非常に疲れておられるので、苦情をいうのもやめておけばよかったとも思うぐらいでした。

　急な欠席連絡は、たとえばスケジュール管理のためにサイボウズのような無料のクラウドをボランティア一人一人が登録しておくと、代替の確保もスムーズにできるのではないかと思われます。最低限でもお互いの所在がわかるからです。もちろん、ボランティア活動についての考え方が、出席してもしなくても良い・・・というぐらいの暢気で遊び半分の構えであるならば、サイボウズなどは個人のスケジュールを縛ったり監視したりプライバシーを制限したりするものと解釈されますから使えません。

　しかし、そうではなくてあくまでもボランティア活動を純然たるビジネスと割り切って、お互いの信頼関係の上で納得できる範囲で活用すれば、かなり有効ではないかと思うのであります。