会社内部にファイルサーバーを設置して、そこに階層構造を作ってフォルダ管理をするのは、弊害が付きまとう。たとえば、社員のミスで、「営業部」のフォルダが丸ごと「製品開発部」のフォルダの中に移動して、見えなくなってしまうということが、1年に何回かあり、そのとき営業部の文書作成が滞ってしまった。また、企画宣伝部のファイルの一部がミスで消去されてしまったこともあった。このような事件は、何度かあるが、システム管理上防ぎようがない。直接、サーバーの中のフォルダやファイルを読みに行って、それを直接読み書きするシステムだから、移動・更新・上書き・削除等の操作を誤れば・・・永久にファイルは戻ってこないこともある。

　こういう管理方法は、共有フォルダのファイル管理としてはやってはならない禁じ手であって、いったん自分のローカルのPCにコピーしてから編集しなければならない。しかし、そういう手順を踏もうとしてドラッグアンッドドロップしている最中に上記のようなエラーを起こしてしまって、気づかないで問題を引き起こした場合はより深刻だ。

　人間はミスを起こすものである・・・という性悪説に立てば、直接ファイルサーバーを触るような危ない操作はシステム上、管理者は社員にさせてはならない。

　 この点、どのグループウェアの場合も、共有フォルダ管理をしてくれるが、以上のような誤った操作はやろうとしても出来ないように設計されている。ファイルを共有フォルダから読み出そうとしても、「読み込み」は出来ず、「保存」しかできないようになっている。そして、自分のPCのデスクトップに保存してから、それを読み込むように設計されていて、じかに共有のファイルを編集・上書き・保存など出来ないようになっているのである。だから、GroupsessionやサイボウズLive、Aipo などのグループウェアの共有フォルダ管理の機能を使って、保存・編集・移動・消去をする方が間違いが少なくなるだろう。

でも、まあ、これも私が担当していたときに起こっている問題なので、社員に注意喚起しても未だにそういう問題を引きずって困っているならば、基本的にはAipoなどのグループウェアで一元管理したほうが良いと思うわけです。