生活改善のアイデアについて
HPに最低必要な事項
会社のHPづくりは、資金が潤沢にある会社ならば専門業者に頼めばいいが、そうでなければ担当者が定期的にUPすることになる。いずれにしても、会社の沿革・方針・アクセス・系列店紹介・採用条件・問い合わせ欄・求人エントリー欄などは必須である。
会社のこだわりとポリシー
でも、本当に見て欲しいのは、それだけではなくて、会社のこだわりやポリシーの部分だ。こだわりとは何か。わが社では、このような商品をこんなコンセプトで開発し、仕入先はここと契約し流通経路はこれで、何月から売り出しています・・・ということをアピールする。そして、系列店の店長の談話や社員の談話の記事で、お客様に喜んでいただいた実例などを載せます。また、社員募集欄では、我が社はこんな人材を求めていますという考え方を分かりやすくアピールします。
肝心なのは社員のまとまりとリーダーシップ
こんな記事を、写真やフラッシュも取り入れて、心に残る見出しとともに訴えかけます。これは、単にHPだけでなく、チラシや新聞の折込み広告などにも、同じような方針で出します。でもこれは、日ごろの社員のまとまりとか、店長のリーダーシップが有ればこそで、「この会社に勤めてよかった」「お客様の喜びの反応」などは、系列店の収益が上向きでなければ、いくらHPに載せる記事を募集したところでそう集まるものではありません。
日ごろの業務改善の提言をグループウェアでブロクに投稿すること
前にも書きましたが、そういった意味でも、社員同士の情報交換やつながりを、社内や系列店も含めたグループウェアでブログ形式で投稿することが大切だと思います。紙やインクを使えばその場限りで終わるのですが、ネット上で情報交換すれば、より明確に業務改善が徹底し、社内の雰囲気をやる気一杯にさせます。その延長線上に会社のHPがあるのだと思います。
会社のホームページは、会社の方針、沿革、商品販売・製造・流通・サービスなどの説明と特長、注文シート、アンケートなど網羅していても、結局、ヒットしなければ意味が無い。そうするためには、表題だけでなく、他の部分のキャッチフレーズも検索に係りやすい文言でなければ、ヒットしない。たとえば、このブログは、「趣味の電脳」で検索すれば、1ページ目で上位にすぐ出てくる。でも、私は他のHPを立ち上げていて、「ホームページの作り方」という標題でアップして半年立つが、検索しても全くひっかからない。なぜかはすぐ分かるが・・・つまり、「ホームページの作り方」という文言はあまりにも月並みすぎるから山のようにHPが乱立していて、検索にひっかかる手がかりがないのだと思います。
私が以前に所属していた職場のある部所では、2006年にGroupsessionを導入しましたが、その当時は、このソフトで共有フォルダの階層構造の管理機能はありませんでした。それで、やむなく、Windows2003のファイルサーバーの標準機能だけで管理していました。したがって、この内部ネットワークは、セキュリティーと言っても、単にパスワードをかけているだけなので、外部のネットワークとつなぐことは安全性が低いと考え、WEBと接続しない方式をとっていました。
しかし、その後、Groupsessionの開発会社は、2009年にバージョンアップして、共有フォルダの機能を搭載できるようになりました。ところが、当部所では、バージョンアップすれば料金を別途支払わなければならないので、バージョンアップせずそのままにしておきましたので、未だに、内部ネットワークとWEBは接続すれば、セキュリティ上問題があるということでそのままになっているようです。
こういう話は、中小・零細企業では資金繰りが厳しいですから結構ありうる話です。しかし、今となってはこれでは、余りにも貧しく10年ぐらい前の西暦2000年ごろのダイヤルアップ接続の時代の通信環境を前提にセキュリティを考えているような感じもします。その時代ならば、常時接続は高価でほとんど採用されておらず、社内の閉鎖的な内部LANとWEB接続1台というのが一般的だったわけであり、それがセキュリティ上も理にかなっていた時代だったのですが、今更そんな時代の常識が通用するのかという感じがします。
現在の2011年の時点では、日本はインターネット通信料金が世界でもかなり安い。ADSL・光通信の常時接続の便利な時代に、一人一人の社員が端末PCを目の前にして、その恩恵に浴さなくては日常の業務が非効率で情報不足となる恐れが十分あります。これが、ひいては、社員の資質向上・目標達成や、営業所としての収益や業績に全然関係がないとは申せません。
それならば、あっさりGroopsessionをバージョンアップして共有フォルダ管理し、データの暗号化によるセキュリティを確保してWEBにつなげばいいと思います。バージョンアップ料と言っても、サーバーを触るだけだから20人〜30人ぐらいの職場で10万円ぐらいじゃないでしょうか。たいした金額じゃないと思いますので、費用対効果は十分有ると思います。
昨日書いたことですが、外付けのNasなどはもともと、業務用ともなれば仕様としてディスク丸ごと暗号化ソフトが導入されていて、取り外して別のPCで読みに行こうとしても読めないのが普通です。でも、これは、完全にその会社と関係のない人物ならば・・・ということです。内部の人間や出入りのメンテ業者ならばどうかというと、暗号解除の方法・・・たとえば暗号解除のためのUSBメモリがあるので、そのUSBメモリの保管場所を知っているはずですから、それを使って簡単にデータは読めます。こんなことを書くと、データ漏出は身内を疑え!ということになるかもしれませんが、実は、そんな悪意をもって犯行が行われるような可能性は限りなく低いですが、それよりもありそうなこととして、ネットワークにトラブルが生じて、NASを点検しなければならなくなったときに、暗号解除の作業をすると、あとで復旧したときに、再度暗号化を設定し忘れたら、もうその時点でその会社のセキュリティはないことになります。そんなことに気づかずに、Nasが盗難に遭ったら企業秘密の漏洩が起こるし、外部のインターネットを通じて会社のサーバーに侵入されたりした時に、NASの中にもウィルスをばら撒かれると、暗号化されておらないWordやExceの機密データがマクロウィルスなどによって汚染されて永久に失われる場合もあります。
そこで、話が元に戻りますが、データ保存がすべてグループウェアによるものであったならば、どこに保管してもセキュリティがなくなったとしても、機密データの漏出・改ざん・汚染による被害は最小限にとどめることができるのではないでしょうか。
昨日の続きですが、社内文書はグループウェアの操作の中でフォルダ管理するのが安全であると書きました。普通、どの会社でも、サーバーで各端末でのログオンパスワードや管理権限について厳しく管理・設定しているので、外部の者が勝手にサーバー内部の共有フォルダを読みに行くことは出来ないし、管理者権限のない内部の人間が社内重要文書は読めないことになっています。でも、サーバー内部は読めなくても、データを外付けのNasにもバックアップで手動保存している場合は、万一それを内部の人間や外部のコンピュータ関連業者を装った人間が点検だと称して、何食わぬ顔をして持って行って盗み見して、また、何食わぬ顔をして元の位置に戻していたら?という疑問が湧きます。外付けストレージなどは小さなものであり、一時的になくなったからといっても、予備のための文書保管庫として使っているケースも多々あり、データ破損等がない限り、普段はほとんど読みに行くようなこともないため、異変に気づかないかも知れません。つまり、予備のNASが一時的になくなったからといって、業務に即、直接支障が出るわけでもないのです。でも、実際にそんなことになれば大変です。・・・・こういう話は、あくまでも可能性としての仮定の話なんですけど、個人情報や社内情報の漏洩の問題ですから、万一あればゆゆしき問題です。
そこで本第にもどります。昨日も書きましたが、基本的に、社内データを誰でも読めるWordやExcelの文書形式で、文書ごとにパスワードもかけないでサーバーの共有フォルダに保存すること自体が常に既に誤りではないかということです。グループウェアの中の共有フォルダの機能を使って保存をすると、サーバーの中で文書変換して暗号化されてグループウェアの本体のどこかのフォルダに保存されます。これを、外付けNASに定期的に手動でバックアップをとります。でも、そんなものを持ち出して、NASの暗号をもし解除できたとしても、なおかつ、〇▲■▲#%”??・・・てな訳で、グループウェアの暗号化システムが既に保存されたすべてのファイルを暗号化していて、全く読むことができません。だから、昨日も申しましたが、グループウェアで社内文書を一元管理すると、このようにセキュリティーが格段に向上し、会社内の閉鎖されたネットワークを作る必要性もなく、それをインターネットに接続しておいても盗み見される心配もなく、また、WordやExsel文書形式で保管されておらないので、マクロウィルスなども感染しません。その上ルーターやファイヤーウォ−ルがあれば、100%近くファイルの安全性は保持されるわけです。