生活改善のアイデアについて
会社内部にファイルサーバーを設置して、そこに階層構造を作ってフォルダ管理をするのは、弊害が付きまとう。たとえば、社員のミスで、「営業部」のフォルダが丸ごと「製品開発部」のフォルダの中に移動して、見えなくなってしまうということが、1年に何回かあり、そのとき営業部の文書作成が滞ってしまった。また、企画宣伝部のファイルの一部がミスで消去されてしまったこともあった。このような事件は、何度かあるが、システム管理上防ぎようがない。直接、サーバーの中のフォルダやファイルを読みに行って、それを直接読み書きするシステムだから、移動・更新・上書き・削除等の操作を誤れば・・・永久にファイルは戻ってこないこともある。
こういう管理方法は、共有フォルダのファイル管理としてはやってはならない禁じ手であって、いったん自分のローカルのPCにコピーしてから編集しなければならない。しかし、そういう手順を踏もうとしてドラッグアンッドドロップしている最中に上記のようなエラーを起こしてしまって、気づかないで問題を引き起こした場合はより深刻だ。
人間はミスを起こすものである・・・という性悪説に立てば、直接ファイルサーバーを触るような危ない操作はシステム上、管理者は社員にさせてはならない。
この点、どのグループウェアの場合も、共有フォルダ管理をしてくれるが、以上のような誤った操作はやろうとしても出来ないように設計されている。ファイルを共有フォルダから読み出そうとしても、「読み込み」は出来ず、「保存」しかできないようになっている。そして、自分のPCのデスクトップに保存してから、それを読み込むように設計されていて、じかに共有のファイルを編集・上書き・保存など出来ないようになっているのである。だから、GroupsessionやサイボウズLive、Aipo などのグループウェアの共有フォルダ管理の機能を使って、保存・編集・移動・消去をする方が間違いが少なくなるだろう。
でも、まあ、これも私が担当していたときに起こっている問題なので、社員に注意喚起しても未だにそういう問題を引きずって困っているならば、基本的にはAipoなどのグループウェアで一元管理したほうが良いと思うわけです。
社内LANの単純化
Googleクロームは高速処理が売り
グーグルドキュメントやカレンダーはGメールを登録すれば付いてくる、非常に便利なクラウドだ。これを動かすのに旧式のPCでも、Ggoogleのブラウザ「クローム」は非常に軽快でIE8よりも格段に処理が速い。アップした動画を再生してもサクサクと動くし、IE8ではかなり重いアイポでもクラウドでは普通にストレス無しに使える。だから、本来、こういうシステムを組むのが理想だと筆者は考えている。
Groupsessionは高速処理が売り
一方、別の考え方もある。ちょっと前のPCではIE8で無料のアイポやグーグルドキュメントを使うと、入力が重くて実用的ではない。そこで、有料で最適化された?Groupsessionを導入して、会社内LANの中で回覧板(社内メール)とスケジュール管理と施設管理だけを運用するのもひとつの方法である。そして、?大量の社内文書と画像ファイル・動画ファイル・パワーポイント・PDFファイルなどはサーバーの共有スペースである外付けのnasに、カテゴリーごとに分類して入れて保管する。そして、?インターネットにつながった1台のPCでメールの送受信やweb上の必要な資料をダウンロードする。
内部LANとWEBの切り離しは安全か?
これだと、内部と外部は遮断しているので、セキュリティ面は優れている。(実際はより安全なのかどうかは分からないが・・・)欠点としては、?Groupsession内部、?サーバーの外付けNas内部、?Webの外部メールサーバーの3箇所のファイル管理が行われており、煩雑である。そのためにトラブルが起こった場合に、処理し切れず、被害の程度によっては別途に処理料金を請求されたことも過去にはあった。(データの移動のため、USBメモリウィルスの感染が起こったりした場合を意味する。)
事務処理の煩雑さを避けよう
でも、こういった事故を契機に、社員もUSBメモリの取扱いには気をつけているので現在は無事故であるが、事務煩雑には変わりないので単純化しないと、みんな面倒で参ってしまう。近い将来、次のように現状を改めなければ・・・と私の後任者が「このシステムの面倒さは本当に困ったものですね!」と指摘していたので、次のように考えている。
GroupsessionからAipoへの乗り換え
Groupsessionを業者にお金を払ってバージョンアップやカスタマイズをして速度や便利さが増すように設定しなおしたり、処理を軽くするために用途を制限したりして今後も使い続ける必然性はない。アイポもGroupsessionも似た仕様なので、速度を速くするためにクロームを使ったり、自分でバージョンアップして改善できるし、そのための専門的な知識も要らないし無料なので、新規に乗り換えるメリットは確かにあると思う。
事務処理は離籍せず自分専用の端末で一元化処理できれば正確に行える・
AIpoは回覧板の既読・未読チェックをしてくれないが、新着と赤で表示され見逃さないように工夫されている。要は、「読んだか、読まなかったか」は、社内文書とメールがグループウェアソフトで一元化されておれば、必ず自分でチェックできるはずだ。ところが、上記のような三重構造にしていたのでは、離籍しなければならず、ついメールチェック忘れで、得意先からの苦情を受けて、やっと気が付いてメールをチェックするというような冷や汗をかくような羽目に陥る。
気軽に情報交換やアイデアを出せるアイテムとして
Aipoの長所であるが、ブログと銘打って、カテゴリー・社員別に情報交換の場を設けており、写真を1枚添付するように促しているようなので、これは、これで、たとえば各担当の業務改善の提言の場として活用する等ができれば、かなりの売りの機能ではないかと思う。
私は、もう、その立場(社内情報管理)にないので、外野席から感想を述べるに過ぎないが次のように提言したい。
終わりに・・・零細な職場でのより良いシステム管理のあり方
AipoにもGroupsessionと同様、共有フォルダー機能およびフォルダのカテゴリー別の階層構造は搭載されているので、7MBの容量制限内で動画もPDF等文書もすべて保存して一元管理し、外部のストレージサービスでは7MB以上の動画やパワーポイント、音声ファイル、写真集などのマルチメディア系のファイルをアップロードする。
内部ネットワークにも今後はルーターを通じてWebに無線LANで20台のPCと1台のプリンタを常時つなぐ。配線がないしサーバーもないので、業者にネットワーク構築を依頼しなくても良い。でも、Aipoの代理点とは、何かトラブルがあった時のために相談できる体制は作っておく。そして、Web管理はグーグルと年間500円で20GBのストレージを借りる。また、社外へのUSB持込み持ち出しは一切禁じて、WEb上でGメールサーバーに保存すれば、USBウィルスの被害やUSBメモリの紛失・破損も激減するだろう。
もともと、企業内のLANで使用することを前提に開発されたのがaipoですから、それを、インターネットでもアクセスできるようにしようというのは、昨日申し上げたように、80番ポートを開放する関係からファイアーウォールを強固にする必要性があります。この設定は、モデムとパソコンの間にルーターをはさんで、ルーターでファイヤーウォールをかけるのですが、実際は、これだけでは、DOS攻撃をうけてしまいます。ですから、DOS攻撃からサーバーを守るソフトを導入しなければなりません。こういうことをしようとしたら、かなり専門的な知識を要しますので、技術者に依頼しなければなりませんからかなり費用がかかります。だから、経費節減のためにaipoの無料版を使っているのならば、それは、あくまでも内部LANで使用することが肝心です。しかも、80番ポートではなく81番ポートで運用するほうがいいです。その場合は、たとえばhttp://192.168.1.6:81/aipo/と設定しておけば、将来的にも、無料aipoは外部に開放しないんだよという意思表示にもなると思います。
会社の外でモバイル端末でグループウェアを使用するつもりで、社内LANでも使用したいというのならば、しかも無料で・・・ということなら、やはり、はじめに紹介した通り、「サイボウズLive」を使ったほうが、費用面でも情報管理の面から、安全であるといえます。
グループウェアについて、引き続き述べます。昨日説明したことは、Group session のインストールや導入の難しさと内部ネットワーク専用だということ、また、外部ネットワーク用にはサイボウズLiveのクラウドに徹した便利さがある・・・という面だけですが、これでは、まだまだ一部分しか説明できていませんでした。そこで、今日は、外部ネットワークも内部ランでもつながるし、インストールが容易なグループウェアについて、解説したいと思います。
aipoというグループウェアがありますが、これは、ダウンロードしてサーバーではない普通のPCにインストールして、ログインIDがadminでパスワードがadminでログインすると、管理者権限でシステム設計ができます。?社員の登録、部署、役職 ?施設管理 ?タイムカード管理 ?スケジュール管理 ?伝言板 ?社内メール ?ブログ 等々一通りの業務が網羅的に設計できます。次に、クライアント(子機)では、192.168.1.6/aipo/という内部ランのアドレスをURLに打ち込めば、ログインの画面が出ますから、個々の社員が自分のIDとパスワードを打ち込めば、次のようなログイン画面が出てきます。
だから、このaipoは、WindowサーバーやLinuxサーバーのネットワーク管理の知識や技術がほとんどない社員でも、インストールがすぐに出来、管理者権限でどんどんシステム設定ができてしまうのです。これが、会社の内部ネットワークの中でできるのです。そして、この社員情報の打ち込みは、サイボウズのように大量のメールアドレスを必要としませんから、もっと非常に速く入力でき、しかも登録人数は無制限です。(サイボウズLIteは20人です。ただし、2012年1月までは100人まで可)
また、外部からこのaipoにアクセスするためには、固定グローバルアドレスを取得する必要があります。この場合は、ファイアーウォールの設定を行い、不正進入を防ぐ必要があります。当然、このアドレスは部外秘です。80ポートを外部に開くのでそれなりのリスクがあるのです。一方、Groupsessionを外部のネットワークにつなぐのは難しいので、業者に依頼するとして、20人〜30人の従業員が端末を操作する場合の保守点検料金が、1年間で8万円ぐらいです。
ネットワーク上でグループを作ってそのグループ内で情報交換を行うソフトをグループウェアと言います。職場内の閉鎖されたネットワークの中で情報交換を行う例は、Group sessionというソフトがあります。これは、スケジュール管理、施設管理、メール、回覧板、タイムカード(勤務表)などが標準で装備されていて、職場内のネットワーク内で管理者が一人ずつ個別のIDとパスワードを発行し、情報交換を行うものです。これは、いったん導入してしまえば、設定は簡単なので、素人でもできますし、諸連絡のために毎朝の社員打ち合わせなどを行う必要がなくなるので、大変便利です、ところが、ひとつ難点があります。それは、導入時に専門家を呼ばないとインストールできないだろうと言うことです。イントラネットのサーバー管理や管理権限が分かっていない人にはできないのです。素人にはお手上げです。導入時の費用およびメンテナンスの費用を毎年、継続的に計上できるならば、導入してかまいませんが、そうでない場合は、別の考え方が必要です。
つまり、会社に帰ってから社内ネットワークの中で、出張先の契約や連絡事項を思い出して、残業して打ち込むという考え方ではなくて、社員が出張中も掲示板に連絡を書いたり、スケジュールを打ち込んだりして、そのまま帰宅できる・・・すべてインターネット上でスピーディーに処理する。個人情報は持ち歩かないでweb上に保存する・・・という発想の転換を行うことです。
そうすれば、web上の共通フォルダということになり、これは、クラウドの一種になります。
このようなグループウェアのひとつに、「サイボーズlive」というのがあります。このソフトは、導入は5分以内でできます。
そして、内部ネットワークのサーバーを設置していないピアツーピアのネットワークでも、管理者権限が持てるように設計されているのです。ここに、社内に20台のPCがあり、インターネットにつながっていたとすると、さくらメールで 〇〇001@〇〇〇.sakura.ne.jp 〜〇〇020@〇〇〇.sakura.ne.jpの20個のメールアドレスを発行して、20人分の登録を行います。〇〇001だけを管理者にして、あとは招待されたメンバーとして〇〇株式会社グループのメンバーとして登録します。この作業は、単純にメルアドを発行し、メルアドでサイボーズ社に登録し、パスワードを設定してグループに登録するだけですから、間違わないようにさえすれば、だれでもできます。
これで、前段で説明した Group session に搭載されたような機能が・・・すなわち、基本的なスケジュール管理、施設管理、メール、回覧板等の機能は十分働くソフトが手に入るのです。勿論、無料であるので、実質かかる費用は、さくらメール1年間レンタルサーバ料金が1000円かかるだけです。