グループウェア

ネットワーク上でグループを作ってそのグループ内で情報交換を行うソフトをグループウェアと言います。職場内の閉鎖されたネットワークの中で情報交換を行う例は、Group sessionというソフトがあります。これは、スケジュール管理、施設管理、メール、回覧板、タイムカード（勤務表）などが標準で装備されていて、職場内のネットワーク内で管理者が一人ずつ個別のＩＤとパスワードを発行し、情報交換を行うものです。これは、いったん導入してしまえば、設定は簡単なので、素人でもできますし、諸連絡のために毎朝の社員打ち合わせなどを行う必要がなくなるので、大変便利です、ところが、ひとつ難点があります。それは、導入時に専門家を呼ばないとインストールできないだろうと言うことです。イントラネットのサーバー管理や管理権限が分かっていない人にはできないのです。素人にはお手上げです。導入時の費用およびメンテナンスの費用を毎年、継続的に計上できるならば、導入してかまいませんが、そうでない場合は、別の考え方が必要です。

　つまり、会社に帰ってから社内ネットワークの中で、出張先の契約や連絡事項を思い出して、残業して打ち込むという考え方ではなくて、社員が出張中も掲示板に連絡を書いたり、スケジュールを打ち込んだりして、そのまま帰宅できる・・・すべてインターネット上でスピーディーに処理する。個人情報は持ち歩かないでweb上に保存する・・・という発想の転換を行うことです。

　そうすれば、web上の共通フォルダということになり、これは、クラウドの一種になります。
　このようなグループウェアのひとつに、「サイボーズlive」というのがあります。このソフトは、導入は５分以内でできます。
そして、内部ネットワークのサーバーを設置していないピアツーピアのネットワークでも、管理者権限が持てるように設計されているのです。ここに、社内に２０台のPCがあり、インターネットにつながっていたとすると、さくらメールで　〇〇001＠〇〇〇.sakura.ne.jp 〜〇〇020＠〇〇〇.sakura.ne.jpの２０個のメールアドレスを発行して、２０人分の登録を行います。〇〇001だけを管理者にして、あとは招待されたメンバーとして〇〇株式会社グループのメンバーとして登録します。この作業は、単純にメルアドを発行し、メルアドでサイボーズ社に登録し、パスワードを設定してグループに登録するだけですから、間違わないようにさえすれば、だれでもできます。
　これで、前段で説明した Group session に搭載されたような機能が・・・すなわち、基本的なスケジュール管理、施設管理、メール、回覧板等の機能は十分働くソフトが手に入るのです。勿論、無料であるので、実質かかる費用は、さくらメール１年間レンタルサーバ料金が1000円かかるだけです。