社内文書の安全な保存方法

　昨日の続きですが、社内文書はグループウェアの操作の中でフォルダ管理するのが安全であると書きました。普通、どの会社でも、サーバーで各端末でのログオンパスワードや管理権限について厳しく管理・設定しているので、外部の者が勝手にサーバー内部の共有フォルダを読みに行くことは出来ないし、管理者権限のない内部の人間が社内重要文書は読めないことになっています。でも、サーバー内部は読めなくても、データを外付けのNasにもバックアップで手動保存している場合は、万一それを内部の人間や外部のコンピュータ関連業者を装った人間が点検だと称して、何食わぬ顔をして持って行って盗み見して、また、何食わぬ顔をして元の位置に戻していたら？という疑問が湧きます。外付けストレージなどは小さなものであり、一時的になくなったからといっても、予備のための文書保管庫として使っているケースも多々あり、データ破損等がない限り、普段はほとんど読みに行くようなこともないため、異変に気づかないかも知れません。つまり、予備のNASが一時的になくなったからといって、業務に即、直接支障が出るわけでもないのです。でも、実際にそんなことになれば大変です。・・・・こういう話は、あくまでも可能性としての仮定の話なんですけど、個人情報や社内情報の漏洩の問題ですから、万一あればゆゆしき問題です。

　そこで本第にもどります。昨日も書きましたが、基本的に、社内データを誰でも読めるＷordやExcelの文書形式で、文書ごとにパスワードもかけないでサーバーの共有フォルダに保存すること自体が常に既に誤りではないかということです。グループウェアの中の共有フォルダの機能を使って保存をすると、サーバーの中で文書変換して暗号化されてグループウェアの本体のどこかのフォルダに保存されます。これを、外付けNASに定期的に手動でバックアップをとります。でも、そんなものを持ち出して、NASの暗号をもし解除できたとしても、なおかつ、〇▲■▲＃％”？？・・・てな訳で、グループウェアの暗号化システムが既に保存されたすべてのファイルを暗号化していて、全く読むことができません。だから、昨日も申しましたが、グループウェアで社内文書を一元管理すると、このようにセキュリティーが格段に向上し、会社内の閉鎖されたネットワークを作る必要性もなく、それをインターネットに接続しておいても盗み見される心配もなく、また、WordやExsel文書形式で保管されておらないので、マクロウィルスなども感染しません。その上ルーターやファイヤーウォ−ルがあれば、100％近くファイルの安全性は保持されるわけです。