メーリングリストは無料でいくつでも作れます

　私の住んでいる某自治体ではコンピュータ関連の予算を毎年2億円以上使っています。もしこれが、個人情報の流出を防ぐために、ほとんど全てのデータやソフトウエアを庁舎内で稼動させなければならないといったセキュリィーポリシー維持のために、或いはますます増大する国･大阪府の通知文書の事務処理のために、また、住民サービスの向上のために莫大な予算が必要だというのであるならば、それは一応理解できます。

　しかしながら、一方では赤字財政に陥って町村合併やむなしという事態に至らないために、財政の健全化や効率化を徹底的にはかることも必要なのです。もし、過去の2002年〜2011年当時の10年間の通信技術のレベルに応じた条例・規則・要綱をそのまま、何事も無かったかのように2012年以降の10年間にもほとんど改定しないまま踏襲しようとするような姿勢が万が一にもあるならば、これは、ぜひ刷新して今後は新しい発想に転換しないといけません。

　なぜならば、これはすなわち、2011年3月11日に東北大震災が発生して貴重な住民のデータが全て消失されてしまったという大きなリスクをこの国では経験しているからなのです。ですから、そういう危機管理の意味でも、他府県にクラウドとしてデータを保管する必要があるわけです。また、そういう対策を立てた方が、単年度予算ではシステム移行に多くの経費がかかるものの、長いスパンで財政状況改善を見た場合には、結局は予算が確実に削減できて住民のデータ保全も万全に近くなると予想されるのであります。但し、この考えに対しては、昨年の6月に起こった大阪の某有名サーバー会社のデータ消失事件が記憶に新しいので、異論のある方もいらっしゃるということも承知しておりますが、複数の移転先や自前のデータ保管手段も併用しながら運用すれば解決します。

　話は、また前回のメーリングリストにもどります。これは教育委員会関係の予算に関することですので、わずかの金額とは言えども本来は予算を計上すべき処ですが、上記に述べた財政健全化の意味から私は無料サーバーの活用を推奨するものです。

　小学校の放課後学習ボランティアのメーリングリストは無料でも構築できます。ただし、?閉鎖的なネットワークで、?個人情報の二重認証等も行って個人情報の漏出を防ぎつつ、?速度面でも速く届く必要がありますので、どの通信会社でも採用して良いというわけには参りません。すなわち、宣伝やメールマガジンが入ってしまうとやはり携帯電話では費用が嵩みますので不適当ですし、無宣伝であってもメールフィルターではじかれてしまうとかサーバーが混雑して遅配や読み込みが遅いとかも困ります。また、だれでもメーリングリストに加入できる形では、余程の防御対策が施されていない限りなりすましやスパムメールの温床になりかねないので論外です。

　一方、有料サーバーの方は、大抵はメーリンングリストも装備されていてかなり有用なのですが、これは月々使用料金1000円程度の格安サーバーではせいぜい1個〜５個未満であり、１つのＮＰＯ法人の組織の各部署を網羅しようとすると数がどうしても中途半端で足りません。マニュアルにしても、某格安サーバーでは、最上段の左端に英数字半角でコマンドを打ち込んで半角のスペースをいれてから必ず全角文字で本文を打ち込んで、打ち終わったらエンターキーを打ち込まないと同報メールが届かない・・・といった厳格なマニアックな仕様になっていたり、老舗の某メールではメンバーのすべてのメルアドが丸見えになってしまったりするバグがあったので、エラーが続出して苦情処理に追われて没になりました。

　有料ですが、なにしろ格安ですので共用サーバーに多くのユーザーを詰め込んでいるため、性能が優秀でもないし、また、細かい点まで懇切丁寧に「よくある質問」欄で説明している訳でもないので、結局は契約してから使い勝手の悪さに気づいて愕然とする羽目に陥って却下することになるのです。

　ですから、一般的には豪華版の専用の有料サーバーがお仕事用には最適なのですが、予算が少ない場合は、意外な話ですが格安サーバーよりは無料メーリングリストの方が格段に優秀なのです。結論を言いますと、これは間違いなくGoogleグループです。誤解の無いように言いますとGoogle　カレンダーの共有設定のようなグループウェアではありませんのでスマホやPCが必須ではありません。また、メンバーは何もGoogleメールのアカウントを持っていなくてもいいのです。yahooメールでも携帯電話のキャリアメールでもいいのです。hogehoge@googlegroups.comというメーリングリストを作成して、そこにGoogleメールアドレスを取得した管理者がメーリングリストを予め作成して、送信先のメルアドに招待状を出して相手が承諾すれば初めてメーリングリストに正式に登録されます。

　それ以降は、メンバーがhogehoge@googlegroups.com宛にメールを送信すれば、メンバー全員に同一の内容のメールがhogehoge@googlegroups.comから届きます。この際、送信者は明らかに分かります。（正体を明かさずにスパムメールは送信できないわけです）